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全面对接“数字政府”建设 推进档案工作转型升级——浙江省档案工作数字转型情况综述

  近年来,在浙江省委、省政府的高度重视和各地各部门的有力支持下,浙江省各级档案部门主动担当作为,以服务“最多跑一次”改革为抓手,积极对接融入电子政务和大数据建设,大力推进“最多跑一次”事项电子化归档工作,深化推动数字档案馆室建设,为档案工作数字转型打下了较好的工作基础和技术支撑。


围绕中心服务大局 为数字转型打好基础


  自去年4月省政府部署启动政府数字化转型工作以来,省档案局就积极对接“数字政府”建设,主动融入政府数字化转型,积极保持与省政府有关部门的密切沟通,将档案工作纳入全省政府数字化转型总体部署同步推进。省档案局作为成员单位纳入省政府数字化转型工作领导小组,档案工作数字转型纳入《浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作总体方案》《2019年浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作要点》,要求加快建设统一的数字档案系统,“电子归档实现率”作为评价指标纳入省大数据管理局正在研究制定的《2019年政府数字化转型工作评价指标》。


  近两年来,全省各级档案部门服务助推“最多跑一次”改革,推进电子化归档成效显著。各级档案部门围绕服务“最多跑一次”改革,主动担当,积极作为,全力推进“最多跑一次”电子化归档工作。截至去年底,在业务和技术准备方面,全省已有27万项行政权力事项子项制定了文件归档范围和档案保管期限表,10万项子项已完成归档参数配置。在平台支撑方面,全省已有91个市、县(市、区)完成电子文件归档与电子档案管理统一平台建设,省本级婚姻登记系统等已实现电子归档;杭州市以统一的数据模型为基础实现了公积金管理系统等20个自建系统的归档对接;衢州市和临海市分别实现竣工测验合一系统和国土“一张图”云GIS平台的归档功能。在归档和移交方面,全省预归档“最多跑一次”电子档案280万件,正式归档100万件,接收进馆29万件447GB。丽水市以“1+10+N”档案协同管理系统为基础推进电子公文单套制归档试点,归档电子公文类文件1400万件。在专业档案数据共建共享方面,全省各级国家综合档案馆共向民政部门共享电子条目超过1313万条,数字化成果容量超过39TB,通过浙江档案服务网为婚姻登记部门提供异地查档852件(次),在线归档婚姻登记电子档案30余万件。


  近年来,全省各级档案部门以推进“最多跑一次”事项电子化归档为抓手,抓住机遇、加大投入,全省数字档案馆(室)建设迎来了新一轮高潮。去年,湖州市、宁波市、杭州市3家档案馆相继以优异成绩通过全国示范数字档案馆现场测试。目前,浙江省全国示范数字档案馆已有6家。衢州市等14家档案馆通过国家级数字档案馆现场测试,全省累计已有26家档案馆通过国家级测试。象山县等17家档案馆通过省级数字档案馆评估。全省已建成省级以上数字档案馆41个,嘉兴、绍兴地区建成数字档案馆的比例均超过80%。全省共建成示范数字档案室1913家、规范化数字档案室6323家,省公安厅被宝马娱乐bm7777认定为全国示范数字档案室。

准确把握形势 切实增强责任感紧迫感


  档案信息化建设的持续推进,为全省档案工作全面数字转型打下了良好基础,但此项工作才刚刚起步,还存在着理念转变不够到位、行动步伐不够给力、应用和数据支撑不够完善、效益发挥不够显著等问题。当前,全省已进入档案工作数字转型的重要关口,各级档案部门应当准确把握形势,充分认识加快档案工作数字转型的重要性和紧迫性。


  加快档案工作数字转型,是服务和融入政府数字化转型的大势所趋,是档案工作围绕中心、服务大局的必然要求,也是推进档案工作自身创新发展的根本出路。


  全省各级档案部门达成高度共识:档案工作要对接服务政府数字化转型必须实现自身的数字转型,否则传统的档案工作方式方法很难适应政府数字化转型的新形势、新要求。通过档案工作数字转型,实现系统自动对电子文件的归档和整理,以及运用信息化的手段管理和利用传统纸质档案和原生电子档案,可以为基层提供巨大便利,减轻大量负担。此外,随着政府数字化转型的深入以及智慧城市的建设,人们对于档案服务的需求逐渐发生变化,更加要求便捷的获取通道、高效的反应速度以及精准的信息服务,而且提供档案服务的手段也将发生深刻变化,更多的智慧化应用将更普遍地运用到档案服务中,这就需要档案工作实现数字转型,为未来的服务创新和变革创造条件。


紧跟大局 加快推进档案工作数字转型


  省档案局要求,各级档案部门要深化对档案工作数字转型重要性的认识,主动融入政府数字化转型,积极与有关部门做好联系和对接,借势借力推进档案工作数字转型;要将档案工作纳入各地政府数字化转型的组织领导和总体方案。档案局馆之间要建立协调机制,形成合力,统一部署、共同推进本地区档案工作数字转型。


  各级档案部门加快做好统建平台历史和新增网办数据的归档处理工作,加快推进归档材料简化、优化、电子化,指导和督促各级行政机关实现政务服务事项电子文件应归尽归;根据《机关档案管理规定》的要求,选择1家至2家有条件的单位开展电子公文电子化归档试点,并在继续深化与民政部门开展婚姻登记档案数据共建共享的同时,选择2个至3个“最多跑一次”高频事项开展专业档案共建共享试点。各级国家综合档案馆则加快馆藏档案数字化,3年内完成全部民生档案的数字化,有条件的地区可以探索实现重要专业档案数据化,加强与专业主管部门的联动合作,推动建立共建共享的档案信息库。


  各级档案行政管理部门还加强相关电子档案规范标准的宣传贯彻工作,严格落实电子文件归档和电子档案管理相关要求,抓好电子文件形成阶段、归档阶段和电子档案管理阶段的规范化管理,确保纸质档案和电子档案管理“两不误”。各地加快步伐、狠抓落实,将确保11个市年内全部通过国家级数字档案馆测试,各市县级以上国家综合档案馆年内60%以上通过省级数字档案馆系统评估,各市、县(市、区)的数字档案室覆盖率年内争取达到90%以上。


  安全重于泰山。各级档案部门始终把档案安全摆在档案工作数字转型的首要位置,落实安全管理主体责任,建立健全安全管理制度,强化日常监管,加强安全态势感知分析,准确把握安全风险趋势,定期开展风险评估,及时发现、整改问题,化解安全风险;切实做好电子文件归档和电子档案管理统一平台的运维管理工作,履行好安全管理职责,完善运维管理制度,明确岗位职责,落实经费预算,配备专人管理,按要求做好档案信息系统等级保护相关工作,确保系统和数据安全。此外,各级档案行政管理部门还加强督查,建立通报机制,发现问题要主动上报、督促做好整改工作。


  原载于《中国档案报》2019年9月9日 总第3423期  第一版

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