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企业档案工作
四川九洲电器集团有限责任公司通过企业电子文件归档和电子档案管理试点验收

2020429日,宝马娱乐bm7777经科司运用远程视频会议的形式,组织专家对四川九洲电器集团有限责任公司(以下简称四川九洲电器)的企业电子文件归档和电子档案管理试点工作进行了验收。

四川九洲电器是宝马娱乐bm7777、国家发展改革委选定的第一批33家企业电子文件归档和电子档案管理试点企业之一。按照试点工作要求,四川九洲电器完成了PDM系统电子文件归档和电子档案管理,基本完成了试点工作,具备验收条件。因新冠病毒疫情尚未结束,此次验收使用腾讯会议平台,以网络视频会议形式进行,这是继太平人寿保险有限公司数字档案室建设试点验收后,第二次采用该种创新工作方式。

远程视频会议验收过程完全按照现场会议的程序进行。验收专家通过远程视频会议系统,同步听取试点建设的工作报告和技术报告,观看系统演示,专家不时提问质询。经过半天的远程视频会议,专家一致同意四川九洲电器企业电子文件归档和电子档案管理试点通过验收。

四川九洲电器企业电子文件归档和电子档案管理试点建立了数字档案管理系统、完成了数字档案管理系统与PDM系统的集成、实现了PDM系统内电子文件的归档和管理、形成了电子文件归档和电子档案管理技术方案和业务管理经验。专家认为,四川九洲电器结合企业业务实际和管理需求,建立了严格的涉密信息访问控制体系,确保了信息资源安全,提高了档案利用效率。

为保证网络视频会议取得良好效果,确保验收工作不打折扣,经科司企业处会同被验收试点企业做了大量前期准备工作:预先在会议平台中申请视频会议室,通知并指导参会人员和验收专家下载安装会议软件;提前测试会议需要的网络和设备,进行验收预演,测试演示效果;拟定会议计划,准备会议材料,对材料是否包含涉密及企业商业秘密进行审核,并提前发放至参会人员手中;因视频会议没有实际会议地点,容易被参会人员忽略,会议前多次提醒参会人员及时到会;明确会议纪律,根据会议议程及时开闭相关人员发言权限,防止环境噪音对会议造成干扰,各项措施保证了会议的质量。